Følgende artikel hjælper dig med: Hvad er UFS i brevskrivning? (Forklaret for begyndere)
Når du sender eller modtager et brev, kan du støde på akronymet “UFS”.
Når du læser eller skriver et brev, står UFS for “under første signatur”. Det betyder, at brevet og eventuelle vedhæftede filer er blevet kontrolleret og verificeret af en tredjepart anført under den første underskrift. Normalt er denne person anderledes end den person, der sendte eller modtog brevet.
I denne artikel vil jeg forklare alt, hvad du behøver at vide om UFS i brevskrivning.
Hvor er UFS i brevskrivning? (Placering på et brev)
For at forstå, hvad UFS i brevskrivning indebærer, er det vigtigt først at forstå de forskellige dele af et brev.
Brødteksten er hovedteksten, der diskuterer det aktuelle emne. Overskriften indeholder datoen. Det angiver også navn og adresse på både afsender og modtager. Afslutningen (eller hilsenen) bruges til at skrive under på brevet.
Det er i denne signatursektion, du muligvis kan se UFS.
Vedhæftede filer kan indeholde alt fra en kopi af selve brevet til dokumenter eller fotos. De er typisk anført under underskrifter, og det er vigtigt at kontrollere, at alle vedhæftede filer er blevet korrekt kontrolleret, før du sender brevet.
UFS henviser i brevskrivning specifikt til verifikation af oplysningerne og af bilagene.
Det betyder, at en anden end afsender eller modtager har tjekket alt, inden modtageren fysisk modtager brevet.
UFS i brevskrivningseksempel
En af de bedste måder at forstå akronymet, UFS, er at se et eksempel.
Tjek denne grafik af et formelt brev med UFS-sektionen fremhævet:
Hvad er UFS i brevskrivning? (Formål)
UFS i brevskrivning er vigtigt, fordi det sikrer, at alle oplysninger i brevet er korrekte, og at eventuelle bilag er verificeret. Dette er især vigtigt, når det kommer til følsomme oplysninger, da det hjælper med at forhindre potentielle fejl eller misforståelser.
At have UFS i brevskrivning giver også mulighed for et ekstra sikkerhedsniveau, da det garanterer, at brevet er kontrolleret af en tredjepart.
Dette kan være nyttigt, hvis indholdet af brevet er fortroligt eller indeholder private oplysninger såsom medicinske, økonomiske eller juridiske data.
UFS i brevskrivning er en almindelig praksis, der er med til at sikre, at de korrekte detaljer kommunikeres mellem flere parter.
Ved at forstå, hvad det er, og hvor det står på et brev, vil du være bedre rustet til at skrive og modtage breve.
Hvad er UFS i brevskrivning? (Tidslinje og proces)
Det er også vigtigt at forstå tidslinjen for UFS i brevskrivning.
Den person, der skrev eller sendte brevet først, udfylder brevet. Derefter vil de give det til den person, der er anført på den første signatur for at dobbelttjekke det.
Under verifikationsprocessen tjekker UFS-personen for:
- Nøjagtigheden af brevets indhold
- Korrekt stavning og grammatik
- Ret tal, datoer og beregninger
- Nøjagtig stavning af navne
- Gyldigheden af eventuelle vedhæftede filer
Efter at have verificeret, at brevet er faktuelt, vil UFS-personen underskrive det og give det tilbage til afsenderen.
Så vil afsenderen endelig være i stand til at sende eller e-maile brevet.
Hvornår vil du se UFS i brevskrivning?
Du vil typisk se UFS i erhvervslivet eller andre professionelle omgivelser. UFS-forkortelsen er næsten udelukkende forbeholdt disse formelle miljøer.
For eksempel kan du se det på et brev fra din chef eller i en e-mail fra en klient.
Du kan også se UFS i kommunikation fra advokater eller mellem juridiske afdelinger.
Personligt har jeg aldrig set UFS på mindre kontorer.
Jo større din virksomhed er, jo mere sandsynligt vil du støde på UFS i dit faktiske arbejdsliv.
UFS ses typisk ikke i personlige breve, da formalitetsniveauet normalt er meget lavere. Der er dog ingen hårde og hurtige regler, når det kommer til UFS.
Hvordan skriver man UFS i et brev?
Du skriver UFS i et brev ved at tilføje en signaturlinje i bunden af brevet og/eller på forsiden af et brev eller dokument.
På forsiden eller brevet kan du nævne forkortelsen “UFS”.
Du kan også skrive hele sætningen “under første underskrift.”
Uanset hvad, er at inkludere UFS i et brev eller notat en metode til kvalitetskontrol af din kommunikation.
Bruges UFS stadig til brevskrivning?
Udtrykket UFS og den tilhørende tilgang bruges stadig i nogle offentlige, juridiske og andre formelle rum.
Det er dog for det meste et arkaisk udtryk i nutidens forretningsverden.
Det betyder ikke, at virksomheder ikke længere udfører due diligence-nøjagtighedstjek. Det gør de bestemt. Business bruger blot andre udtryk og forkortelser.
Det kan være kvalitetssikring (QA), krydstjek eller kontrol af et dokument.
For eksempel, da jeg arbejdede for en lille non-profit, kaldte vi det “at sætte to øjne på alting.”
Hver e-mail, brev eller træningsdokument gennemgik flere runder med gennemgang.
UFS i brevskrivning: ofte stillede spørgsmål
Lad os hurtigt gennemgå nogle almindelige spørgsmål relateret til en UFS i brevskrivning.
Ved at læse svarene vil du forhåbentlig få mere klarhed og forståelse.
Hvem bruger typisk UFS i brevskrivning?
Chefer, ledere, administrerende direktører og afdelingschefer bruger typisk UFS i brevskrivning. Det er en måde at sikre korrekt og sikker kommunikation mellem to personer eller flere parter.
Som udgangspunkt vil enhver i en lederstilling bruge UFS.
Det er mindre sandsynligt, at nogen lavere på virksomhedens “totempæl” bruger UFS.
Advokater og Human Resource-repræsentanter kan også bruge UFS i deres notater.
Kan du nægte at underskrive et brev, der angiver dig som UFS?
Du kan nægte at underskrive et brev, hvor du er opført som UFS.
Men der er sandsynligvis nogle konsekvenser i dit arbejdsliv. Din chef vil måske have dig til at underskrive dokumentet.
Hvis du ikke mener, at oplysningerne i brevet er korrekte, skal du ikke skrive under.
Tag i stedet sagen op med den person, der har sendt (eller genereret) brevet. Udtryk dine bekymringer eller spørgsmål på en høflig, men klar måde.
Det bedste scenario er, at de vil blive enige og ændre brevet eller notatet.
Når dokumentet lever op til dine forventninger og standarder, kan du skrive under på det.
Er der en anden måde at skrive UFS på breve eller notater?
Du kan også bare angive dig selv som anmelder af brevet, notatet eller dokumentet.
Du ønsker måske ikke at bruge UFS, hvis du ikke er sikker på, at alle involverede i kommunikationsstrømmen forstår akronymet.
Er det godt at bruge UFS i brevskrivning?
Du er ikke pålagt at bruge UFS, når du skriver og sender breve.
Hvis dine virksomhedsregler inkluderer UFS i deres politikker og procedurer, så ville jeg bruge det. Ellers er det hverken godt eller dårligt at sætte UFS ind i sin kommunikation.
På den anden side er det altid en god idé at dobbelttjekke din skrivning.
Afsluttende tanker: Hvad er UFS i brevskrivning?
Den nederste linje er, at processen bag UFS er vigtigere end selve sigt.
Du vil støde på mange forkortelser i brevskrivning.
Jeg håber, at denne artikel har hjulpet dig med at finde ud af en af de mest forvirrende.
Relaterede indlæg:
